Aarhus Rideklubs forretningsorden

Konstituering 

På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sin formand,  næstformand, kasserer og sekretær. 

 

Bestyrelsesmøder 

Afholdes normalt 1 gang om måneden. Datoer for kommende møder fastlægges ved hvert møde og skrives med på referatet. Formanden fremsender dagsorden via e-mail til bestyrelsesmedlemmerne inden det kommende møde, og bestyrelsesmedlemmerne har her mulighed for at byde ind med punkter til dagsorden. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, såfremt det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et ekstraordinært bestyrelsesmøde.

 

Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand. 

 

Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af en valgt ordstyrer. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens. I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde. 

 

En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer. Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Aarhus Rideklubs bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emne og evt. skriftligt materiale til bestyrelsens e-mail: risogros@aarhus-rideklub.dk

 

Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt.

 

Dagsorden for bestyrelsens møder har følgende faste punkter: 

  • Valg af referent 
  • Økonomi 
  • Daglig drift 
  • Stævner
  • Nyt fra udvalg
  • Evt.
  • Godkendelse af referat 
  • Datoer for kommende bestyrelsesmøder

 

Mødested 

Bestyrelsesmøderne afholdes på Aarhus Rideklub. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem eller online via digitale mødeværktøjer. 

 

Referater 

Den valgte referent fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Fortrolige sager og personsager føres ikke til referat jf. loven om tavshedspligt. Referatet læses højt og præciseres ved behov, hvorefter det godkendes af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved afslutningen af mødet.

 

Når referatet er godkendt, lægges det på hjemmesiden med henblik på meddelelse til Aarhus Rideklubs medlemmer. Formanden eller sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde. 

 

Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. 

 

Den daglige ledelse 

Chefberideren forestår sammen med bestyrelsen den daglige ledelse af Aarhus Rideklub. Bestyrelsen fører tilsyn med Aarhus Rideklubs udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med Aarhus Rideklubs love, funktionsbeskrivelser og/eller bestyrelsens anvisninger. 

 

Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det chefberideren at give en orientering om: 

Aarhus Rideklubs drift i den forløbne periode 

Væsentlige ændringer i personalet 

 

Habilitet 

Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen. Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem. Nye bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden. 

 

Regnskaber 

Den administrative medarbejder/ bogholder foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for rideskoleundervisning, opstaldning og andre indtægter. Efter hver måneds afslutning ajourføres de konterede bilag af klubbens bogholder, som fører månedsbalancen. Kassereren er i løbende kontakt med klubbens bogholder, så der løbende holdes øje med klubbens økonomi.

 

Månedsbalancen og opfølgning på diverse udsving eller afvigelser, fremlægges på det månedlige bestyrelsesmøde. Aarhus Rideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives af den daglige ledelse og revideres af de, på generalforsamlingen valgte, revisorer og den udpegede registrerede revisor. Formanden og kasseren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisions protokoller og enkelt bilag til offentlige myndigheder, Aarhus Kommune og Aarhus Rideklubs bank. 

 

Ændring af forretningsorden

Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer. 

 

Retningslinjer for god ledelse i Aarhus Rideklub

Aarhus Rideklubs grundlæggende opgave er at varetage sine medlemmers, pensionærers og rideskolerytteres interesser samt at have gode relationer til DRF´s distrikt 12 og andre rideklubber i område 12. 

 

Det er bestyrelsens opgave til enhver tid at varetage Aarhus Rideklubs medlemmers ridesportslige interesser. Herunder er alle bestyrelsesmedlemmer underlagt tavshedspligt om alle fortrolige oplysninger, de har fået kendskab til i deres bestyrelsesarbejde. Herunder også om sager af personlig karakter.

 

Åbenhed og gennemsigtighed 

Bestyrelsen i Aarhus Rideklub bør bestræbe sig på at beslutninger og strategier træffes og gennemføres med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed. Der afholdes klubmøder hvert halve år, hvor der orienteres om evt. ændringer af betydning for Aarhus Rideklub. Yderligere informationer foreligger i form af referater fra bestyrelsesmøderne

 

Bestyrelsens opgaver og ansvar 

 

Retningslinjer:  

Bestyrelsens forhandlinger finder sted i den samlede bestyrelse, og alle væsentlige beslutninger træffes i den samlede bestyrelse.

 

Der udarbejdes en arbejds- og opgavebeskrivelse, som indeholder en beskrivelse af formandens og næstformandens opgaver. Næstformanden skal kunne fungere i tilfælde af formandens forfald og i øvrigt være en effektiv sparringspartner til denne.

 

Formanden har et særligt ansvar for at sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde. Formanden påser i den forbindelse, at det enkelte bestyrelsesmedlems særlige viden og kompetence bliver anvendt bedst muligt i bestyrelsesarbejdet til gavn for Aarhus Rideklub.

Bestyrelsens forretningsorden er et effektivt redskab til løsning af bestyrelsens opgaver. Forretningsordenen gennemgås mindst én gang årligt af den samlede bestyrelse med henblik på at sikre, at forretningsordenen altid er tilpasset Aarhus Rideklubs behov.

 

Bestyrelsens mødefrekvens tilrettelægges således, at bestyrelsen hele tiden kan være en effektiv sparringspartner for udvalgene og kan reagere hurtigt og effektivt.

 

Det enkelte bestyrelsesmedlem gør sig klart, hvilke tidsmæssige krav bestyrelsesarbejdet stiller og afsætter tilstrækkelig tid til sine opgaver i bestyrelsen.

 

Bestyrelsen evaluerer sit arbejde én gang årligt inden den årlige ordinære generalforsamling.

Bestyrelsen sammensætning og rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer 

Bestyrelsen respekterer, at det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer og opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at søge at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre personer til at opstille til valg og gøre generalforsamlingen opmærksom på de overvejelser, der er sket i forbindelse med dette.

 

Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt set rummer de kompetencer, rideklubben har brug for. Det er ligeledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden. 

 

Er denne ikke til stede, vil bestyrelsesarbejdet ikke fungere optimalt. De ni kompetencer for bestyrelsesmedlemmer: 

 

  • Interesse for Aarhus Rideklub og dets arbejde 
  • Udsyn og fremsyn 
  • Evnen til at lytte 
  • Resultatorienteret 
  • Tid 
  • Kemi med den øvrige bestyrelse 
  • Selvstændighed – må kunne leve op til de øvrige medlemmer 
  • Evt. ledelsesmæssig erfaring 
  • Ekspertise eller indsigt i et eller flere af foreningens kerneområder: 
    • Klubdrift - herunder rideskole
    • Ridesporten
    • Stævner
    • Personaleledelse og uddannelse
    • Økonomi 
    • Kommerciel og mediemæssig profil

 

Forretningsordenen og retningslinjer for god ledelse er senest opdateret i februar 2022 i forbindelse med evaluering af bestyrelsens arbejde.