På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sin formand, næstformand og kasserer.
Afholdes normalt 1 gang om måneden. Datoer for kommende møder fastlægges ved hvert møde og skrives med på referatet. Formanden fremsender dagsorden via e-mail til bestyrelsesmedlemmerne inden det kommende møde, og bestyrelsesmedlemmerne har her mulighed for at byde ind med punkter til dagsorden. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, hvis det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et ekstraordinært bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder, der er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af en valgt ordstyrer. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens. I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.
En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer. Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Aarhus Rideklubs bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emne og evt. skriftligt materiale til bestyrelsens e-mail: risogros@aarhus-rideklub.dk
Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt.
Dagsorden for bestyrelsens møder har følgende faste punkter:
Bestyrelsesmøderne afholdes på Aarhus Rideklub. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem eller online via digitale mødeværktøjer.
Den valgte referent fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Fortrolige sager og personsager føres ikke til referat jf. loven om tavshedspligt. Referatet læses højt og præciseres ved behov, hvorefter det godkendes af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved afslutningen af mødet.
Når referatet er godkendt, lægges det på hjemmesiden med henblik på meddelelse til Aarhus Rideklubs medlemmer. Formanden eller sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde.
Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat.
Chefberideren forestår sammen med bestyrelsen den daglige ledelse af Aarhus Rideklub. Bestyrelsen fører tilsyn med Aarhus Rideklubs udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med Aarhus Rideklubs love, funktionsbeskrivelser og/eller bestyrelsens anvisninger.
Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det chefberideren at give en orientering om:
Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen. Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem. Nye bestyrelsesmedlemmer skal godkende forretningsordenen.
Den administrative medarbejder/ bogholder foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for rideskoleundervisning, opstaldning og andre indtægter. Efter hver måneds afslutning ajourføres de konterede bilag af klubbens bogholder, som fører månedsbalancen. Kassereren er i løbende kontakt med klubbens bogholder, så der løbende holdes øje med klubbens økonomi.
Månedsbalancen og opfølgning på diverse udsving eller afvigelser, fremlægges på det månedlige bestyrelsesmøde. Aarhus Rideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives af den daglige ledelse og revideres af de, på generalforsamlingen valgte, revisorer og den udpegede registrerede revisor. Formanden og kassereren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisions protokoller og enkelt bilag til offentlige myndigheder, Aarhus Kommune og Aarhus Rideklubs bank.
Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Aarhus Rideklubs grundlæggende opgave er at varetage sine medlemmers, pensionærers og rideskolerytteres interesser samt at have gode relationer til DRF´s distrikt 12 og andre rideklubber i område 12.
Det er bestyrelsens opgave til enhver tid at varetage Aarhus Rideklubs medlemmers ridesportslige interesser. Herunder er alle bestyrelsesmedlemmer underlagt tavshedspligt om alle fortrolige oplysninger, de har fået kendskab til i deres bestyrelsesarbejde. Herunder også om sager af personlig karakter.
Bestyrelsen er forpligtet til at opretholde tillid og samarbejde mellem sine medlemmer. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem forventes at udvise loyalitet over for den samlede bestyrelse, klubbens personale og overordnede retningslinjer.
Bestyrelsesmedlemmer forventes til enhver tid at udvise hensynsfuld og professionel adfærd, som afspejler klubbens værdier og reglement. De agerer som forbillede for klubbens medlemmer og skal således afstå fra handlinger, der kan skade klubbens omdømme.
En vigtig del af god foreningspraksis er at sikre, at klubben er et rart og inkluderende sted for alle medlemmer. Adfærd, der bidrager til mobning, splittelse mellem medlemmer og/eller personale, og lignende negative dynamikker, bør undgås af alle medlemmer, inklusive bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen går forrest i at fremme en positiv og støttende atmosfære, hvor respekt og sammenhold er i centrum. Personsager om medlemmer, ansatte eller øvrige bestyrelsesmedlemmer drøftes ikke uden for bestyrelsen, medmindre der er givet samtykke. Har et medlem henvendt sig til bestyrelsen og ønsker at være anonym, respekteres dette.
Bestyrelsen er ansvarlig for at udøve sit mandat med integritet og i overensstemmelse med gældende love og regler. Beslutninger træffes med omhu og eftertanke, med klubbens langsigtede interesser i fokus.
Beslutninger træffes med økonomisk ansvarlighed for øje. Dette kan betyde, at ikke alle medlemmers særinteresser kan tilgodeses. Klubben stræber efter at favne bredt, og for at opnå dette, er det vigtigt at holde priserne på et niveau, der sikrer, at klubben forbliver tilgængelig for medlemmer på tværs af økonomiske baggrunde.
Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at have forskellige synspunkter i bestyrelsen og til at få ført sit standpunkt til referat. Uenigheder skal drøftes internt. Det er ikke tilladt at offentliggøre detaljer om andre bestyrelsesmedlemmers synspunkter uden deres samtykke, og beslutninger i bestyrelsen skal accepteres og bakkes op uanset uenighed.
Bestyrelsen fungerer som arbejdsgiver, og det påhviler dem at sikre passende arbejdsforhold både fysisk og psykisk for klubbens ansatte. Dette indebærer at overholde arbejdstilsynets retningslinjer og sørge for de bedst mulige vilkår for personalet. Herunder er bestyrelsen pålagt krav om fortrolighed. Det er ikke tilladt at diskutere personalesager med andre end de pågældende ansatte og øvrige bestyrelsesmedlemmer. Se baggrunden for dette under punktet “Klubben og bestyrelsen som arbejdsgiver” i Dansk Rideforbunds vejledning og Arbejdstilsynets vejledning her.
Det er afgørende at respektere grænsen for den daglige drift ved ikke at blande sig i denne, medmindre den daglige leder udtrykkeligt anmoder om det, eller bestyrelsen i fællesskab vurderer, at der er et klart behov for det.
Dette omfatter, at man som bestyrelsesmedlem afholder sig fra at træde i den daglige leders sted ved at uddelegere eller overtage opgaver som undervisning, mugning og dialog med elever/staldpersonale om arbejdsforhold og arbejdsmiljø og lignende som hører under daglig drift. Sådanne opgaver håndteres gennem personalets ansvarshavende, den daglige leder. Føler den daglige leder et behov for at inddrage bestyrelsen i den daglige drift, kan denne anmode herom.
For at fremme samarbejde mellem bestyrelsen og chefberider/daglig leder deltager denne aktivt i bestyrelsesmøderne. Den daglige leder/chefberider har ikke stemmeret i bestyrelsen.
Hvis der lejlighedsvis træffes beslutninger på møderne, som den daglige leder/chefberider ikke er enig i, er det afgørende, at vedkommende har deltaget i diskussionerne og dermed har den bedste forudsætning for at støtte den fælles beslutning loyalt udadtil.
Bestyrelsen i Aarhus Rideklub bør bestræbe sig på at beslutninger og strategier træffes og gennemføres med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed. Der afholdes klubmøder hvert halve år, hvor der orienteres om evt. ændringer af betydning for Aarhus Rideklub. Yderligere informationer foreligger i form af referater fra bestyrelsesmøderne
Retningslinjer:
Bestyrelsen respekterer, at det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer og opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at søge at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre personer til at opstille til valg og gøre generalforsamlingen opmærksom på de overvejelser, der er sket i forbindelse med dette.
Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt set rummer de kompetencer, rideklubben har brug for. Det er ligeledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden.
Er denne ikke til stede, vil bestyrelsesarbejdet ikke fungere optimalt. De ni kompetencer for bestyrelsesmedlemmer:
Forretningsordenen og retningslinjer for god ledelse er senest opdateret i september 2023.
